Najwięcej można odzyskać za tankowanie, czyli zakup paliwa w innym kraju (VAT + akcyza) Fot. ZM

Podczas pierwszego dnia 9. edycji Międzynarodowych Targów Transportu i Logistyki TransLogistica Poland oraz 4. Ogólnopolskich Targów Pracy Branży TSL – TransLogistica Jobs 2022, ogłoszono wyniki plebiscytu Przyjazny Pracodawca TSL 2022. Tytuł Przyjaznego Pracodawcy TSL 2022 zdobyły firmy: Geis PL - w kategorii firm dużych (o zatrudnieniu powyżej 500 pracowników), Frigo Logistics - w kategorii firm średnich (o zatrudnieniu od 51 do 500 pracowników) i ETS EU - w kategorii firm małych (o zatrudnieniu do 50 pracowników).

– Uhonorowanie firmy Geis PL tytułem „Przyjazny Pracodawca TSL 2022” to dla nas zaszczyt, ogromne wyróżnienie oraz potwierdzenie, że praca, jaką każdego dnia wykonujemy, aby budować angażujące i przyjazne miejsce pracy, przynosi efekt – powiedziała Dorota Wójcik, HR manager Geis PL. – Bycie przyjaznym i wspierającym pracodawcą jest nieodłączną częścią naszej kultury organizacyjnej. To nasze zobowiązanie wobec pracowników, które podejmujemy każdego dnia, dlatego też udział w Plebiscycie „Przyjazny Pracodawca TSL 2022” był dla nas okazją do sprawdzenia, czy wizja, kultura naszej organizacji, filozofia pracy, a także styl zarządzania zasobami ludzkimi składają się właśnie na słowo „przyjazny”. Mamy świadomość, że bycie przyjaznym i godnym zaufania pracodawcą wymaga nieustannej pracy, ale jednocześnie jesteśmy przekonani, że warto to robić - zwłaszcza dziś, w wymagającej i niepewnej rzeczywistości.

Za co firma może otrzymać zwrot podatku?

Jak wskazuje Agnieszka Wilczkowska, wiceprezes firmy TRANSTAX, przede wszystkim za tankowanie, czyli zakup paliwa w innym kraju - za to są najwyższe sumy (VAT + akcyza), ale również za wynajem środków transportu, wszystkich innych wydatków związanych ze środkami transportu, opłat drogowych, wydatków na części, naprawy, w niektórych krajach też kosztów zakwaterowania, żywności, napojów, usług restauracyjnych, czy opłat za wstęp na targi, wystawy.

Ile można zaoszczędzić?

– Zwracamy firmie VAT i akcyzę, którą doliczono naszemu klientowi do faktury – informuje przedstawicielka Transtax. – W zależności od kraju zwrot akcyzy może generować oszczędności rzędu 5-21 procent. Jeśli dodatkowo odzyskamy VAT, firma otrzyma dodatkowe 17-27 proc. wydanej kwoty.

Na czym polega procedura?

– Do akcyzy potrzebujemy opłaconej faktury za zakup oleju napędowego, na fakturze musi być wpisany numer rejestracyjny tankującego pojazdu – informuje wiceprezes Transtax. – Pojazd, do którego tankuje się paliwo, musi być przeznaczony do drogowego transportu towarów i posiadać maksymalną masę całkowitą równą, bądź większą niż 7,5 tony – czyli głównie ciągniki samochodowe lub może to być pojazd do przewozu pasażerów – kategoria M2, M3. Potrzebny jest też dowód, że pojazd jest własnością firmy, jest leasingowany lub użyczony. Możemy akcyzę odzyskać z Francji, Belgii, Hiszpanii, Słowenii, Węgier, Chorwacji i Włoch. Wnioski składamy elektronicznie lub papierowo, w zależności od kraju.
Do VAT-u potrzebujemy faktur i paragonów dokumentujących poniesione przez firmę wydatki za granicą.

Karolina Styrcz, TAX refund team leader, Grupa Eurowag zwraca uwagę, że procedura ubiegania się o zwrot VAT nie należy do najłatwiejszych.
– Jeśli firma transportowa działa za granicą w kilku krajach i chce uzyskać zwrot podatku VAT to musi liczyć się z tym, że w każdym z tych państw będą inne, specyficzne warunki do spełnienia – ostrzega eksperta. – Wymaga to zatem od przewoźnika zdolności operacyjnych w administrowaniu dokumentami, dobrego orientowania się w ustawodawstwie poszczególnych krajów a także znajomości lokalnych języków, czy dochowania terminów na często pojawiające się wezwania ze strony organów podatkowych, co znacznie może utrudnić proces odzyskiwania pieniędzy. Warto dodać, że terminy rozpatrzenia wniosków o zwrot możliwych do odzyskania środków pieniężnych są również dosyć długie, ponieważ na zwrot podatku VAT przewoźnicy mogą czekać średnio między 3 a 8 miesięcy, a w przypadku podatku akcyzowego nawet do 2 lat. Taki okres oczekiwania na zwrot może przyczyniać się również do trudności w przepływie tych środków do przedsiębiorstw. Z tego względu usługi, które pomagają przewoźnikom w odzyskiwaniu zwrotów są niezwykle przydatne dla firm zajmujących się transportem międzynarodowym.

Z jakimi problemami stykają się przewoźnicy przy odzyskiwaniu VAT?

Agnieszka Wilczkowska (Transtax) wskazuje na wezwania z zagranicznych urzędów skarbowych i wymienia najczęstsze błędy przy składaniu wniosków o zwrot podatku VAT: - możemy nie dołączyć wymaganych skanów;
- wpisać zły okres, za który staramy się o zwrot podatku, z niektórych krajów można otrzymać zwrot za wnioski półroczne lub połączyć trzy kwartały razem;
- przekroczyć limit liczby możliwych wniosków, które można w danym roku podatkowym złożyć do urzędu;
- zapomnieć o wymaganych kwotach minimalnych – 50 i 400 euro;
- nie dochować terminów;
- pomylić waluty, bo np. na Węgrzech są forinty, w Szwecji korony szwedzkie, w Czechach korony czeskie, w Danii korony duńskie, w Rumunii leje, w Wielkiej Brytanii funty, a w Bułgarii lewy.
- urzędy chcą wyjaśnień i trzeba wiedzieć co i w jaki sposób odpisać, aby nie stracić pieniędzy i nie przedłużać sprawy.
- czego może żądać urząd – dowodów rejestracyjnych, listów przewozowych, umów leasingowych i wyjaśnień co dany wydatek miał wspólnego z wykonywaną przez daną firmę działalnością. Podsumowując, A. Wilczkowska zwraca uwagę, że polski podatnik może od podatku należnego odliczyć wyłącznie polski VAT. Natomiast w zakresie zasad rozliczania zagranicznego podatku VAT należy stosować przepisy kraju, w którym poniesiono wydatek, w którym wkalkulowany był tamtejszy podatek od wartości dodanej.

TRANSTAX

Firma Transtax, zajmująca się odzyskiwaniem podatku VAT i akcyzy z zagranicy, działa w Polsce od momentu, kiedy Polska weszła do Unii Europejskiej, czyli od 1 maja 2004 roku - wtedy można było składać pierwsze wnioski.
Jak informuje Agnieszka Wilczkowska, wiceprezes, firma obsługuje transport wewnąrzwspólnotowy oraz transport międzynarodowy. Odzyskuje VAT i akcyzę , których nie da się odzyskać za pomocą standardowo składanych deklaracji przez biura podatkowe.
Co wyróżnia ofertę Transtax?
– Współpracujemy z zagranicznymi urzędami skarbowymi i urzędami celnymi i skutecznie, szybko i bezbłędnie odzyskujemy z nich podatek – zapewnia Agnieszka Wilczkowska. – Znamy przepisy podatkowe obowiązujące w innych krajach i na bieżąco śledzimy wszystkie zmiany. Dla przykładu, gdy pojawiła się taka możliwość, złożyliśmy naszym klientom również wnioski o zwrot myta z Niemiec i nasi klienci otrzymują również należne im pieniądze za niesłusznie pobrane opłaty drogowe w tym kraju.
Z jakich krajów otrzymamy najwyższe zwroty?
– Naszym klientom najwięcej podatku VAT odzyskujemy z Niemiec, Austrii i Francji, a akcyzy z Belgii, Hiszpanii i Francji – mówi Agnieszka Wilczkowska. – Największe stawki podatkowe VAT obowiązują na Węgrzech 27%, w Szwecji 25%, czy w Grecji 24%. Najwięcej zwrotu podatku z akcyzy otrzymamy tankując we Włoszech. Przykładowo z 1000 zatankowanych litrów we Włoszech zwrócimy klientowi 214 euro podatku akcyzowego, w Belgii – 192 euro, we Francji – 157 euro, w Hiszpanii – 49 euro.
Jak długo czekamy na pieniądze?
Według przedstawicielki Transtax jest to najczęściej zadawane pytanie przez klientów.
– Firma Transtax, zwraca swojemu klientowi taki podatek niemalże od razu w trybie EKSPRES – zapewnia Agnieszka Wilczkowska. – Klient otrzymuje przelew swojego podatku w ciągu kilku dni od podpisania z nami umowy i dostarczenia zagranicznych faktur, czyli jeszcze przed całą procedurą złożenia wniosku do urzędu. Klient nie musi czekać na decyzje urzędu. Może również skorzystać z samej usługi pomocy w złożeniu wniosków do urzędu, czyli w trybie NORMAL - wtedy otrzymuje swoje pieniądze po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku o zwrot podatku przez urząd.
Jeśli chodzi o VAT, w praktyce nasz klient czeka na zwrot swojego podatku średnio od dwóch do sześciu miesięcy.
Jak dodaje A. Wilczkowska, okres zwrotu akcyzy z urzędu celnego jest inny w każdym państwie, gdzie można odzyskać akcyzę. Zazwyczaj okresy zwrotu wyglądają następująco: Francja – ok. 3-5 miesięcy, Belgia – ok. 1-1,5 roku, Hiszpania – ok. 6 mies., Słowenia – ok. 4-6 mies., Węgry – ok. 2-4 mies., Włochy – ok. 1,5-3 lat.

Agnieszka Wilczkowska, wiceprezes Transtax Fot. Transtax

E100

Jak informuje Justyna Krysiak, kierownik Operacyjnego Działu VAT w E100, firma oferuje obsługę dotyczącą zwrotu VAT z 30 państw Europy. Klienci E100 mogą ubiegać się zwrotu podatku za zakup paliwa, AdBlue czy za poniesione koszty opłat drogowych. Można również zlecić E100 odzyskanie VAT za koszty napraw, serwisów, części zamiennych oraz koszty noclegów kierowców w delegacjach (warto sprawdzić bezpośrednio u opiekuna w jakich krajach i za co można ten zwrot uzyskać). Oczywiście należy te koszty odpowiednio udokumentować.
Firma oferuje cztery sposoby (tryby) zwrotu VAT, które definiowane są czasem oczekiwania na zwrot podatku i zależą przede wszystkim od wolumenów miesięcznych tankowań. I tak:
• Standardowy sposób oznacza czas oczekiwania 2-6 miesięcy, ale firma nie stawia żadnych minimalnych wymagań co do wolumenu tankowań. Zwrot w standardowym trybie następuje poprzez zaliczenia środków na saldo klienta po ich otrzymaniu od urzędu skarbowego
• Szybki/kwartalny sposób – to 3 miesiące oczekiwania na zwrot podatku VAT.
• Szybki/miesięczny sposób – miesiąc oczekiwania na zwrot podatku VAT.
Zwroty w trybach szybkich następują poprzez kredytowanie kwoty podatku VAT po otrzymaniu oryginałów faktur E100.
• Fakturowanie netto – polega na opłaceniu faktur E100 bez kwoty podatku VAT i dostępne raczej dla naprawdę dużych firm po uzgodnieniu ze swoim opiekunem regionalnym.

Poszczególne tryby różnią się wysokością prowizji wg prostej zależności – im szybszy tryb tym prowizja wyższa.

Specjaliści E100 pomogą odzyskać podatek akcyzowy z siedmiu państw Europy (zwrot akcyzy odbywa się na podstawie dostarczonych faktur). To Belgia, Chorwacja, Francja, Hiszpania, Słowenia, Węgry i Włochy.
Generalne warunki zwrotu akcyzy:
• Rodzajem działalności firmy musi być: transport drogowy towarów.
• Masa ciężarówki musi wynosić pow. 7,5 tony.
• Zwrot realizowany jest tylko na podstawie oryginałów lub kopii faktur zwierających wszystkie załączniki ze szczegółami transakcji (rachunki nie są akceptowane).
• Karty paliwowe muszą być przypisane do konkretnych pojazdów.

– Klienci E100, kiedy podejmą decyzję o tym, żeby powierzyć usługę odzyskania podatku VAT i akcyzy, otrzymują osobistego opiekuna, z którym dobierają warunki i tryb zwrotu w zależności od potrzeb i oczekiwań – mówi Justyna Krysiak. – Zasadniczo, bo oczywiście zależy to od wielu czynników: stawek VAT i akcyzy w danym kraju czy ilości zatankowanego paliwa, wysokości poniesionych opłat, możemy powiedzieć, że przy minimalnym zaangażowaniu naszego klienta może on oczekiwać zwrotów do 27% poniesionych kosztów. Już wkrótce uruchomimy nowy kalkulator zwrotu VAT i akcyzy, dzięki któremu klient będzie mógł wstępnie policzyć potencjalny zwrot podatków.

Jakie są procedury?
– Klienci E100 mogą składać wnioski w cyklu kwartalnym/rocznym po osiągnięciu wymaganej kwoty, która została ustalona dyrektywą europejską. Trzeba oczywiście wziąć pod uwagę czas rozpatrywania wniosków – zależy on od kraju, w którym zostały poniesione koszty. Różnice w czasie rozpatrywania wniosków mogą być bardzo duże: od 2 do 6 miesięcy. Dodatkowo urząd skarbowy może przesłać wezwanie do wniosku co wydłuża czas rozpatrywania o 2 miesiące – dodaje Justyna Krysiak.

Zalet korzystania z obsługi zwrotu podatków VAT i akcyzy przez E100 jest wiele:
• Przewoźnik nie musi sam śledzić i pilnować przepisów w każdym kraju, w którym prowadzi biznes i ponosi koszty – różnice w przepisach mogą dotyczyć zarówno wymagań dokumentacyjnych jak i procedur składania wniosków.
• W imieniu przewoźnika dokumentację w danym języku, którego zwrot podatków dotyczy, prowadzi E100.
• Przewoźnik nie musi być skazany na długie terminy oczekiwania na zwrot VAT czy akcyzy – korzystając z szybkich ścieżek czy fakturowania netto może ten proces zasadniczo skrócić
• Specjaliści z E100 gwarantują zminimalizowanie ryzyka błędów proceduralnych (błędy w dokumentacji), które mogą skutkować odmową zwrotu lub wydłużeniem czasu oczekiwania na zwrot – firma zajmuje się kompleksowo całym procesem zwrotu podatków, pilnuje terminów i obiegu dokumentów. Monitoruje również na bieżąco zmiany w przepisach podatkowych - przewoźnik może się skupić na swoim biznesie.

Justyna Krysiak, kierownik Operacyjnego Działu VAT w E100 Fot. E100

VATEX

– W naszej ofercie, poza standardowym zwrotem podatków z zagranicy, posiadamy przyspieszony zwrot podatku VAT i podatku akcyzowego – informuje Dorota Tryk, general director VATEX. – Po przedłożeniu faktur i wymaganych dokumentów, pieniądze są widoczne na koncie klienta do pięciu dni. Proponujemy również sprawdzone rozwiązania w zakresie kart paliwowych i opłat drogowych. Klienci doceniają współpracę z nami przez szeroki wachlarz usług oraz profesjonalne, indywidualne podejście.

Zwrot podatku VAT można odzyskać z krajów UE oraz z Wielkiej Brytanii, Szwajcarii i Norwegii.
Wnioski można składać kwartalnie bądź rocznie. W tym celu niezbędne jest przedłożenie faktur oraz rachunków.
– Zachęcamy do zapoznania się z szybkim zwrotem podatku VAT, który trwa u nas maksymalnie do pięciu dni – mówi Dorota Tryk.

Z jakimi problemami stykają się przewoźnicy przy odzyskiwaniu VAT?
– Największym problemem są ciągłe zmiany procedur, dlatego niezwykle ważne jest śledzenie ich bieżąco – odpowiada przedstawicielka VATEX. –Przedsiębiorca powierzając nam odzyskanie swoich podatków ma 100% pewność, że otrzyma swoje pieniądze, a swój czas może przeznaczyć na inne, ważne aktywności.

Dorota Tryk, general director VATEX Fot. Vatex

EUROWAG

Karolina Styrcz, TAX refund team leader, Grupa Eurowag:
– To co wyróżnia EUROWAG to zoptymalizowanie poniesionych przez firmy zajmujące się transportem międzynarodowym kosztów przez dobór odpowiedniej oferty względem oczekiwań klienta, z opcją natychmiastowego zwrotu VAT z naszych produktów, rzadko spotykaną na rynku opcją finansowania akcyz oraz sztuczną inteligencją, wspierającą naszą kadrę w precyzyjnym, sprawniejszym procesie odzyskania podatków, z minimalizacją ryzyka błędu czynnika ludzkiego.
Dzięki usłudze zwrotu podatku od Eurowag, firmy transportowe mogą zaoszczędzić od kilkunastu do nawet kilkudziesięciu procent na kosztach za granicą, a co najważniejsze są one odciążone w przygotowaniu niezbędnych dokumentów. To Eurowag zajmuje się dopełnieniem formalności i kwestii proceduralnych, tj. przygotowaniem niezbędnej dokumentacji, rejestracją w US, wyrobieniem appostille, obsługą wniosku do momentu zakończenia procesu zwrotu, w tym komunikacją z właściwym organem podatkowym. Dzięki naszemu długoletniemu doświadczeniu doskonale wiemy, które kraje czego dokładnie wymagają w procesie ubiegania się o zwrot podatku VAT, a także mamy świadomość wielu innych szczegółów, których wewnętrzni księgowi mogą na bieżąco nie śledzić.
W przypadku, gdy wniosek o zwrot podatku VAT zostanie odrzucony zajmujemy się również jego apelacją. Pomagamy odzyskiwać środki od podatku VAT z 26 krajów UE oraz Wielkiej Brytanii i Norwegii. Z kolei o zwrot akcyzy na paliwo możemy ubiegać się w 7 krajach, m.in. we Francji, Włoszech, Belgii, Słowenii, na Węgrzech, Chorwacji czy Hiszpanii, w tym z 6 z opcją szybkiego trybu zwrotu. Warto również zaznaczyć, że naszym klientom udostępniamy opcję standardowego zwrotu VAT, gdzie my zajmujemy się wszystkimi formalnościami administracyjnymi. Dajemy również możliwość natychmiastowego zwrotu podatku VAT, tzw. finansowania w trybie przyspieszonym. Oznacza to, że przewoźnicy nie muszą czekać na otrzymanie pieniędzy od odpowiedniego urzędu skarbowego. Zamiast tego my przedpłacamy należny zwrot w chwili wystawienia faktur Eurowag. Oferujemy również finansowanie podatków z faktur od podmiotów trzecich i wykonujemy całą pracę administracyjną dla organu podatkowego. Z kolei w sytuacji zwrotu podatku od akcyzy oferujemy również usługę szybkiego finansowania, tzw. Advanced Payment, w którym przewoźnik otrzymuje zwrot zaraz po złożeniu niezbędnego wniosku. Dzięki temu, podobnie jak w przypadku VAT-u, nie musi on czekać na decyzję i przesłanie pieniędzy przez odpowiedni urząd celny. (red)

Karolina Styrcz, TAX refund team leader, Grupa Eurowag Fot. Eurowag